Als we het hebben over tijdgebrek, dan vallen er gelijk 2 dingen op:

1. We kunnen de hoeveelheid tijd noch de productie onmogelijk beïnvloeden. Het heeft dan ook weinig zin te klagen over het feit dat we niet genoeg tijd hebben!
2. We hebben een selectief geheugen voor tijd en een nog slechter tijdsbesef.

Het is in belangrijke mate de werkdruk die ons het gevoel geeft tijd tekort te komen.
We moeten dus proberen de zgn. werkdruk onder te verdelen in werkzaamheden die het gevoel van werkdruk bepalen.

Ieder mens heeft een biologische klok, maar een slecht geheugen voor tijd. De meeste werkenden weten niet waar hun beschikbare tijd aan op gaat. Men denkt het te weten. Men denkt het zelfs precies te weten.
Als er gevraagd wordt wat men zoal doet op een dag, zal men haarfijn uitleggen hoe een dag besteed is/wordt. Vervolgens ontstaat er een muur van onbegrip als gevraagd wordt hoe het komt dat men dit zo precies weet.
Reacties zijn dan vaak in de trant van: “hoe bedoel je en hoezo zou ik niet weten waar mijn tijd aan op gaat”. Het antwoord is eenvoudig: “nee, je weet het niet, je hebt geen idee waar je tijd aan op gaat”.

Probeer de werkzaamheden van de vorige dag eens nauwkeurig te reconstrueren en beschrijf hoeveel tijd deze in beslag hebben genomen.
Dit lukt niet; er vallen grote gaten en wat men zich herinnert is zeer selectief. Men vergeet heel vaak: telefoongesprekken, koffiedrinken, besprekingen en gesprekjes tussendoor, etc.
We ontkennen niet dat we het druk hebben, natuurlijk hebben we het druk. Maar waarmee eigenlijk? Wat heeft men nu werkelijk gedaan en wat is er uit de handen gekomen en waarom ?

Een dag vol activiteiten maar resultaten…….

Het zou handig zijn een realistisch beeld te krijgen van de activiteiten waaraan de tijd zoal op gaat.
Daar is maar een manier voor: precies bijhouden.
Men kan de tijd niet gaan beheren als men niet weet waaraan die opgaat.
Zie het maar als het beheren van geld.

Logboek
Het een tijdlang bijhouden van een persoonlijk logboek zal in allerlei opzichten veel opheldering geven. Dit is geen leuk karwei en kost nog tijd ook. Het is echter noodzakelijk om inzicht te krijgen in de tijdbesteding.
Een juist beeld van deze besteding is absoluut voorwaarde om eventuele veranderingen in de wijze van werken door te voeren.

Meten is weten

Houd het registreren van de werkzaamheden een week vol. Noteer direct iedere gebeurtenis, dus niet aan het eind van de dag want dan is het risico te groot dat u iets vergeet.
U wordt de boekhouder van uw eigen tijd. Iedere minuut, elk kwartier of uur.
Uiteraard hoeft u geen verantwoording af te leggen aan anderen, alleen maar tegenover uzelf.
Dit moet u wel durven, want wetenschap is vaak schuld bekennen. Een struisvogel kent geen schuldgevoel. U doet het voor uzelf. U heeft het toch druk? U wilt toch de baas worden over uw eigen tijd en niet dat de tijd de baas over u is?

Na bestudering van het bijgehouden logboek dienen er wel een aantal afspraken gemaakt te worden nl.:
• achteraf niet zeggen dat het geen normale week was, want dat was het wel.
• iedere week is anders dus elke week is representatief.
• geen excuses voor uzelf zoeken waarom één en ander zo is gelopen.

Hard lopen helpt niet als u niet echt op tijd werkt!

Probeer nu eens op te schrijven welke taken u onder uw verantwoording vindt vallen.
Het ligt voor de hand dat u dingen doet die niet echt behoren tot uw verantwoordelijkheden (delegeren).
De tijd, die u aan deze activiteiten besteedt, kan echter zo groot zijn dat u gevoelsmatig in tijdnood komt. Stap voor stap zullen teveel mensen steeds meer van u verwachten omdat het ”managen van taken” bij de verkeerde “manager” wordt neergelegd.
Het kan ook zijn dat u te veel aandacht besteedt aan ondergeschikte zaken binnen de bedrijfsvoering.
Wel dient vastgesteld te worden wat dan ondergeschikte zaken, belangrijke en dringende zaken zijn.
Het kan niet zo zijn dat slechts een zeer gering aantal zaken, dus een klein gedeelte van uw activiteiten, het grootste gedeelte van uw beschikbare tijd opeisen.

Het bijhouden van een logboek kan ook inzicht geven in het niet doen van activiteiten die eigenlijk wel bij u horen. Een eerlijke vaststelling hiervan kan alleen door uzelf gebeuren.
Een vaststelling van verantwoordelijkheden geeft niet alleen aan wat u wel moet doen maar juist en vooral wat u niet moet doen.
Vaker “nee” zeggen is essentieel om de macht over uw eigen tijd te hebben.
Natuurlijk kan het zo zijn dat u met dingen bezig bent die in principe niet onder uw verantwoordelijkheid vallen, maar die u doet omdat u het leuk vindt. U dient zich dan te  realiseren dat dit een claim legt op uw tijd.
Het kan ook een organisatorisch probleem zijn, waarom er veel tijd gestoken moet worden in zaken waar verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn.
Dit probleem dient dan wel exact boven water te komen en vervolgens bespreekbaar gemaakt te worden. Echter niet voordat duidelijk bij u is hoeveel van uw tijd dit in beslag neemt.

Stel niet uit tot morgen wat je vandaag een ander kunt laten doen!

Planning van werkzaamheden is de belangrijkste stap om verantwoord met uw eigen tijd om te kunnen gaan. De kwaliteit van uw tijdsbesteding is de kwaliteit van uw leven!
Bij een planning moeten er prioriteiten gesteld worden. U dient vast te leggen wat er in een bepaalde periode  moet gebeuren.
Plannen wil eigenlijk niets anders zeggen dan vastleggen/opschrijven. Wie dit niet doet, en dus alleen uit het hoofd werkt, plant niet maar droomt meer.
Plannen betekent ook kiezen; dit nu wel en dat nu niet, maar dan wel op basis van dit eerst en dat later.

Ook  is er verschil in urgentie en belangrijkheid. Dit wordt vaak door elkaar gehaald.
Urgent betekent dat het aan tijd gebonden is en belangrijk wil zeggen dat het binnen uw verantwoordelijkheden valt.
De criteria urgent en belangrijk kunnen in combinatie de volgende planningsmogelijkheden opleveren, waardoor uzelf meer greep krijgt op uw eigen tijd:

Mogelijkheid                        Te nemen actie

1. urgent en belangrijk       zelf direct doen
2. urgent maar niet belangrijk       delegeren/uitbesteden
3. belangrijk maar niet urgent    plannen en bewaken
4. niet urgent en niet belangrijk  niet doen                    

Eigenlijk kunt u al uw activiteiten onderbrengen in één van deze categorieën. In de praktijk dient u er dan wel voor te zorgen dat de begrippen urgent en belangrijk niet door elkaar worden gehaald.
Dit is natuurlijk niet de oplossing voor tijdgebrek. De oplossing moet gezocht worden in een combinatie van plannen, vooruitdenken, uw eigen plan trekken en de baas worden over uw eigen tijd.

JA is het meest tijdrovende woord.
NEE is het meest tijdsbesparende woord.

Het volgen van een opleiding is voor iedereen Urgent en Belangrijk, dus investeer in jezelf!!